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Unbezahlter Urlaub – wie richtig melden?

Jeder Arbeitnehmer hat gesetzlich Anspruch auf 24 Tage bezahlten Urlaub. Wem das nicht reicht, kann bei seinem Arbeitgeber unbezahlten Urlaub beantragen. Darauf gibt es allerdings keinen gesetzlichen Anspruch. Tarif- oder Betriebsvereinbarungen können aber die Voraussetzungen für unbezahlten Urlaub definieren.
Grundsätzlich gilt: Solange ein Beschäftigungsverhältnis besteht (Arbeitnehmer arbeitet, Arbeitgeber zahlt Entgelt), müssen auch Beiträge zur Sozialversicherung gezahlt werden. Im Falle eines unbezahlten Urlaubs zahlen Arbeitgeber in der Regel kein Entgelt. Somit werden auch keine Beiträge zur Sozialversicherung fällig – es sei denn, Ihr Arbeitnehmer ist freiwillig versichert. Ob und wie der Arbeitnehmer weiterhin Leistungen und Schutz der Sozialversicherungen genießt, hängt von der Länge des unbezahlten Urlaubs ab. Und auch für Sie als Arbeitgeber hängt viel von der Länge ab. Je nach Dauer des Sonderurlaubs müssen Sie nämlich unterschiedlich ab-, um- und anmelden.

Unbezahlter Urlaub bis zu einem Zeitmonat

Für diese Dauer bleibt Ihr Arbeitnehmer in den Sozialversicherungen versichert. Erstreckt sich der Sonderurlaub über genau einen Zeitmonat, zahlen Sie für diesen Monat kein Entgelt und entrichten auch keine Beiträge an die Sozialversicherung. Aber es werden weiterhin die so genannten SV-Tage gebildet. Sie müssen Ihren Arbeitnehmer nicht abmelden.

Wenn sich der Sonderurlaub über zwei Kalendermonate erstreckt, erhält Ihr Arbeitnehmer zwei Mal teilweise Entgelt, auf das Sie Beiträge zur Sozialversicherung zahlen. Und es werden für beide Monate volle SV-Tage angesetzt. Auch hier der Hinweis: Freiwillig Versicherte leisten den vollen Beitrag zur Kranken- und Pflegeversicherung.

Unbezahlter Urlaub länger als ein Zeitmonat

Wenn Ihr Arbeitnehmer länger als einen Zeitmonat Sonderurlaub benötigt, muss er ab- und bei Beschäftigungsaufnahme wieder angemeldet werden:

  1. Abmeldung: Nach mehr als einem Zeitmonat des unbezahlten Urlaubs geben Sie eine Meldung mit Meldegrund 34 (Abmeldung wegen des Endes einer sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung nach einer Unterbrechung von länger als einem Monat) ab. Das beitragspflichtige Entgelt, das Ihr Arbeitnehmer von Jahresbeginn bis zum ersten Tag des Sonderurlaubs erzielt hat, tragen Sie hierbei (brutto) ein.
  2. Anmeldung: Bei Wiederaufnahme der Arbeit geben Sie eine Meldung mit Meldegrund 13 (sonstige Gründe) ab. Bitte vergessen Sie die Sofortmeldung (Meldegrund 20) nicht, wenn es sich um eine Beschäftigung in einer sofortmeldepflichtigen Branche handelt.

Ansprüche während des unbezahlten Urlaubs

Während des unbezahlten Urlaubs sammelt der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf (bezahlten) Erholungsurlaub. Ist er in einem Jahr zwei Monate unbezahlt beurlaubt, reduziert sich sein Anspruch auf bezahlten Urlaub von 24 auf 20 Tage. Lesen Sie dazu auch unsere News zu einem aktuellen Urteil des Bundesarbeitsgerichts

Gut zu wissen

Halten Sie alle Vereinbarungen zum unbezahlten Urlaub schriftlich fest

Eine Dokumentation zum unbezahlten Sonderurlaub verhindert Missverständnisse. Verschriftlichen Sie  klar definierte Daten und Angaben zum etwaig ausgezahltem Entgelt. Wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer nicht ganz klar unbezahlten Sonderurlaub genehmigen und er erscheint nicht zur Arbeit, können Sie das als Arbeitsverweigerung auslegen. Ihr Arbeitnehmer riskiert so eine Abmahnung.

Unbezahlter Urlaub vor oder nach anderen Fehlzeiten

Wenn Ihr Arbeitnehmer direkt im Anschluss nach Elternzeit oder dem Bezug von Krankentagegeld unbezahlten Urlaub nimmt, dann werden die Fehlzeiten nicht addiert. Anders sieht es aus, wenn der unbezahlte Urlaub vor oder nach einem unentschuldigten Fehlen beginnt. In diesem Fall werden die Fehlzeiten zusammengezählt und somit wird früher der Zeitmonat erreicht und eine Abmeldung zur Sozialversicherung ist vorzunehmen.

Unechte Unterbrechung

Um den Schutz der Sozialversicherungen zu erhalten, auch wenn der Sonderurlaub länger als einen Monat dauern soll, könnte Ihr Arbeitnehmer auf folgenden Gedanken kommen. Warum nicht einfach zwischen kürzeren Phasen unbezahlten Urlaubs zwei Tage bezahlten Erholungsurlaub nehmen? Damit wäre er nicht der Erste und die Sozialversicherungsträger erkennen die Finte. Diese Mischung aus bezahltem und unbezahltem Urlaub hat keine Chance auf Akzeptanz seitens der Sozialversicherung. Dazwischen eingeschobener bezahlter Urlaub wird stattdessen zur Fehlzeit hinzugezählt.

Unbezahlter Urlaub nur mit Einverständnis des Arbeitnehmers

Genauso wenig wie Ihr Arbeitnehmer Anspruch darauf hat, dass Sie unbezahlten Urlaub gewähren, können Sie ihn nicht dazu zwingen, unbezahlten Urlaub zu nehmen.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Nutzen Sie unseren Frage-Antwort-Katalog Unbezahlter Urlaub, um Ihre Meldepflichten individuell zu ermitteln. 

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