Ähnlich wie ein Arbeitgeber müssen Zahlstellen von Versorgungsbezügen eine Reihe von Meldepflichten gegenüber den Krankenkassen erfüllen und meistens auch die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung von der Zahlung einbehalten und an die Krankenkasse abführen.

Durch das Meldeverfahren soll sichergestellt werden, dass auch tatsächlich von den gezahlten Versorgungsbezügen die darauf entfallenden Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge abgeführt werden. Deshalb gelten das Melde- und das Beitragsverfahren auch nur gegenüber den gesetzlichen Krankenkassen, nicht hingegen bei privatversicherten Versorgungsempfängern.

Was sind Versorgungsbezüge?

Versorgungsbezüge sind der Rente vergleichbare Einnahmen, die von einem (früheren) Arbeitgeber oder einer betrieblichen Pensionskasse oder anderen Versorgungseinrichtung gezahlt werden. Solche Betriebsrenten werden zur Altersversorgung, zur Absicherung von Hinterbliebenen oder wegen einer Minderung der Erwerbsfähigkeit gezahlt. Hierzu zählen insbesondere Renten- bzw. Kapitalzahlungen im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung. Versorgungsbezüge gehören grundsätzlich zu den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit und sind in der Regel steuerpflichtig. Zudem sind in den meisten Fällen Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung zu entrichten.

Wer muss was an wen melden?

Im Rahmen des so genannten Zahlstellenverfahrens gibt es drei Akteure: Den Leistungsempfänger, die Zahlstelle und die Krankenkasse.

Der Leistungsempfänger muss folgendes melden:

  • Gegenüber der Zahlstelle: die zuständige Krankenkasse, einen Wechsel der Krankenkasse und die Aufnahme einer versicherungspflichtigen Beschäftigung.
  • Gegenüber der Krankenkasse: Beginn, Höhe, Veränderungen der Versorgungsbezüge sowie Name und Anschrift der Zahlstelle.

Die Zahlstelle gibt folgende Meldungen an die Krankenkasse ab:

  • Den Beginn und die Art des Versorgungsbezugs
  • Höhe des Versorgungsbezugs
  • Veränderungen im Versorgungsbezug
  • Ende des Versorgungsbezugs

Die Krankenkasse meldet an die Zahlstelle und den Versicherten:

  • Beginn der Beitragspflicht
  • Ende der Beitragspflicht
  • Umfang der Beitragspflicht (z.B. den maximal beitragspflichtigen Versorgungsbezug – VB-Max)

Wie funktionieren die Meldungen zwischen Zahlstelle und Krankenkasse?

Wie auch bei den Arbeitgebern und ihren Beschäftigten müssen die Meldungen im Wege des elektronischen Datenaustausches erfolgen. Damit das funktioniert sind einige einheitliche Ordnungsmerkmale erforderlich.

  • Die eindeutige Differenzierung des Versicherten erfolgt über die Versicherungsnummer der Krankenkasse.
  • Für die Zahlstelle gibt es eine einheitliche Zahlstellennummer, die für alle Krankenkasse gilt. Diese muss elektronisch beim GKV-Spitzenverband beantragt werden. Diese Nummer ist – wie bei Arbeitgebern die Betriebsnummer – das oberste Ordnungskriterium.

Auch die Rückmeldungen der Krankenkassen an die Zahlstellen erfolgen im elektronischen Datenaustausch. Verwendet wird dieselbe Infrastruktur wie für die Arbeitnehmer.

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Lesen zu diesem Thema auch unseren Steckbrief „Zahlstelle“ und nutzen Sie den Frage-Antwort-Katalog „Betriebsrente – Zahlstelle“.