Bereits im Dezember hatten wir über die Änderungen in der Sozialversicherung zum 01.01.26 berichtet, darunter auch die Anpassung im Bereich der Entsendung. Doch wie läuft das Verfahren genau ab und wo gibt es Ausnahmen?

Die klassische Entsendung

In der Sozialversicherung gilt das so genannte Territorialitätsprinzip. Das bedeutet, dass grundsätzlich immer das Sozialversicherungsrecht des Landes anzuwenden ist, in dem die Beschäftigung des Entsandten tatsächlich ausgeübt wird. Ausnahmen gibt es aber durch bilaterale und multilaterale Sozialversicherungsabkommen. Dann kann bei einer vorübergehenden Entsendung in einen anderen Staat das Recht des Entsendestaates weiterhin gelten. Der Beschäftigungsstaat verzichtet insoweit auf sein Recht aus dem Territorialprinzip. Als Nachweis, dass im Beschäftigungsstaat zu Recht keine Sozialversicherungsbeiträge entrichtet werden, dient die Entsendebescheinigung. Für EU-, und EWR-Staaten sowie für die Schweiz und Großbritannien gibt es die klassische A1-Bescheinigung. Diese wird schon seit einigen Jahren ausschließlich im digitalen Verfahren vom Arbeitgeber beantragt und auch die Rückmeldung des zuständigen Versicherungsträgers erfolgt elektronisch.

Was gilt für Staaten mit bilateralen Sozialversicherungsabkommen?

Eigentlich sollten auch die Anträge für Staaten mit bilateralen Sozialversicherungsabkommen (SVA-Staaten) schon 2024 in das digitale Verfahren einbezogen werden, das wurde aber mehrfach verschoben. Der Start war nun im Januar 2026. Die Verzögerung ergab sich, weil die Bedingungen in jedem einzelnen Abkommen sehr unterschiedlich sind. Anders als im EU-Recht sind beispielsweise nicht immer alle Sozialversicherungszweige in das Abkommen einbezogen. Zudem sind die mögliche Dauer der Entsendung und einige weitere Faktoren unterschiedlich. Und nicht zuletzt gibt es für jedes Abkommen unterschiedliche Bescheinigungen – meist in mehreren Amtssprachen. Das alles in das elektronische Verfahren – nicht nur bei den Entgeltprogrammen, sondern auch bei den Krankenkassen – mit allen Prüfverfahren und Plausibilitätskontrollen machte eine längere Vorbereitungsphase notwendig.

Wie läuft jetzt das Verfahren bei den SVA-Staaten?

Im Rahmen der Digitalisierung hat man die Zuständigkeiten bei den Abkommensstaaten neu geregelt. Es gilt nun: Grundsätzlich zuständig für die Anträge auf Ausstellung einer Entsendebescheinigung für einen Abkommensstaat ist die gesetzliche Krankenkasse, bei der der Beschäftigte versichert ist und/oder an die der Arbeitgeber die Rentenversicherungsbeiträge abführt (Einzugsstelle). Gibt es eine solche Kasse nicht oder benötigt ein selbstständig Tätiger eine Entsendebescheinigung, ist – je nach den Regelungen im jeweiligen Abkommen – entweder die Rentenversicherung oder die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) der richtige Ansprechpartner. Für Anträge auf Ausnahmevereinbarungen ist immer die DVKA zuständig.

Allerdings gibt es eine kleine Ausnahme bei der elektronischen Antragstellung: Ist nämlich die Rentenversicherung für die Ausstellung der Bescheinigung zuständig, werden die Anträge weiterhin nicht elektronisch, sondern auf Vordrucken gestellt und auch die Rückmeldung erfolgt postalisch.  Hier wird die elektronische Umsetzung noch etwas Zeit in Anspruch nehmen. Die bis dahin noch nötigen Vordrucke werden als Downloads nicht mehr wie bisher auf den Seiten der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland – DVKA zur Verfügung gestellt, sondern bei der Deutschen Rentenversicherung.

Wie bekomme ich die Rückmeldung?

Wie auch beim A1-Verfahren erfolgt die Rückmeldung an den Arbeitgeber ebenfalls elektronisch, also üblicherweise mit der Übermittlung der jeweiligen Bescheinigung. Auch hier gibt es aber Ausnahmen: Ist die Rentenversicherung zuständig, erfolgt auch die Rückmeldung mittels Vordrucks, also auf postalischem Weg. Und wird die Bescheinigung aufgrund einer Ausnahmevereinbarung im Rahmen der Abkommen mit Chile, China, Japan oder Quebec benötigt, schließt die DVKA zwar die Vereinbarung mit der ausländischen zuständigen Stelle ab, die Entsendebescheinigung wird aber trotzdem von der Krankenkasse ausgestellt, an die die Rentenversicherungsbeiträge gezahlt werden, andernfalls ist die Rentenversicherung für die Ausstellung der Bescheinigung zuständig.

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