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Ab 2021 Mitgliedsbestätigung elektronisch statt Mitgliedsbescheinigung

Bisher: Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse auf Papier

Jeder Arbeitnehmer muss eine Krankenversicherung haben. Sie müssen Ihren Arbeitnehmer vorab befragen, wie er krankenversichert ist (gesetzlich oder privat) und – bei gesetzlich Krankenversicherten – bei welcher Krankenkasse. Dies erfragen Sie am besten in einem Personalfragebogen, den Sie zu Ihren Unterlagen nehmen. Das gehört zu den Angaben, die Sie für eine Anmeldung des Arbeitnehmers benötigen.

Bislang ist dafür notwendig, dass Ihnen der Arbeitnehmer eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse auf Papier beibringt. Das hat sich aber in der betrieblichen Praxis als zu bürokratisch erwiesen. Oft kam die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse zu spät und hat sich im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung als unnötig erwiesen. Deshalb gibt es ab dem nächsten Jahr die digitale Mitgliedsbestätigung.

Neu ab 2021: Mitgliedsbestätigung der Krankenkasse elektronisch

Daher können Sie ab 2021 den Arbeitnehmer einfach mit den Angaben aus dem Fragebogen anmelden. Sie erhalten dann von der Krankenkasse eine elektronische Mitgliedsbestätigung. Damit teilt Ihnen die Krankenkasse mit, ob Ihre Angaben richtig sind. Das tut sie auch beim Wechsel der Krankenkasse durch den Arbeitnehmer oder bei gleichzeitiger An- und Abmeldung.

Es gibt vier Möglichkeiten einer Rückmeldung:

1. „Mitgliedschaft besteht“ und Beginn-Datum ist mit der Anmeldung identisch

Damit bestätigt Ihnen die Krankenkasse wie bei der Mitgliedsbescheinigung auf Papier, das alles so stimmt, wie Sie es gemeldet haben. Sie müssen nicht weiter tun.

2. „Mitgliedschaft besteht nicht“ mit Angabe eines Datums

Auch hier müssen Sie nichts tun. Der Arbeitnehmer ist dann zwar nicht Mitglied der Krankenkasse, er ist aber familienversichert oder die Mitgliedsbescheinigung ist nicht erforderlich.

3. „Mitgliedschaft besteht“ und Beginn-Datum liegt in der Zukunft

Jetzt müssen Sie aktiv werden, denn der Arbeitnehmer wird zwar in Zukunft bei der Krankenkasse versichert sein. Zum Zeitpunkt der Meldung stimmt das aber noch nicht. Stornieren Sie die Meldung, sprechen Sie mit Ihrem Arbeitnehmer darüber, wo er aktuell versichert ist und geben Sie die Meldung mit der bisherigen Krankenkasse ab. Merken Sie sich schon einmal das Beginn-Datum, denn ab da müssen die Meldungen mit der neuen Krankenkasse erfolgen.

4. „Mitgliedschaft besteht nicht“, ohne Angabe eines Datums

Dann ist etwas falsch gelaufen, denn die Krankenkasse weiß nichts davon, dass der Arbeitnehmer bei ihr versichert ist oder sein will. Wie im vorigen Fall müssen Sie stornieren und neu melden, nachdem Sie mit dem Arbeitnehmer geklärt haben, wo er krankenversichert ist.

Besonderheit bei privat Krankenversicherten: Auch dann erhalten Sie diese Meldung. Sie müssen nichts weiter tun. Wichtig ist aber, dass der Arbeitnehmer auch tatsächlich privat krankenversichert sein darf. Wenn er z. B. weniger als früher verdient, ist das vielleicht nicht mehr möglich.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Bei allen unseren Antwort-Frage-Katalogen zu Neueinstellung erhalten Sie ein Ergebnis, wenn alles in Ordnung ist. Am Ende finden Sie dann eine Checkliste, wo alles aufgeführt ist, was Sie für einen Anmeldung benötigen. Wenn alles ausgefüllt ist, können Sie die Checkliste selbst verwenden oder Ihrem Dienstleister in der Entgeltabrechnung geben.

Alles Wissenswerte zum Thema insgesamt finden Sie unter dem jeweiligen Link in unseren SV-Steckbriefen zu Meldungen, Meldegründe und Jahresmeldungen. Wenn Sie mehr über einzelne Felder einer Meldung wissen wollen, lesen Sie mehr in den Steckbriefen zu Versicherungsnummer, Beitragsgruppe oder Tätigkeitsschlüssel.

Vergessen Sie bei einer neuen Beschäftigung auch nicht die Sofortmeldung, wenn Sie zu einer entsprechend sofortmeldepflichtigen Branche gehören wie z. B. Bau- oder Logistikgewerbe. Die vollständige Liste finden Sie im Steckbrief Sofortmeldung.

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