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Elektronisch bei Unterlagen Pflicht – Befreiung bis 2026 möglich

Elektronisch: Unterlagen zum Entgelt erhalten und aufbewahren

Das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze aus dem Jahr 2020 (7. SGB IV-ÄndG) sieht vor, dass Arbeitgeber bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form aufbewahren. Gemäß Artikel 18 Abs. 7 des Gesetzes gilt das ab 1. Januar 2022.

Geändert wurde die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages, kurz Beitragsverfahrensverordnung (BVV) In § 8 Abs. 2 BVV wird es zukünftig heißen: „Folgende dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung zu stellenden Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:“
Es folgen die auch bisher schon aufgezählten Dokumententypen. Fett markiert sind die Änderungen.

Die Folgen: Zum einen müssen Sie sich viele Dokumente in Zukunft elektronisch von Ihrem Arbeitnehmer geben lassen, beispielsweise eine Mitgliedsbescheinigung von der Krankenkasse oder die Immatrikulationsbescheinigung eines bei Ihnen beschäftigten Werkstudenten. Zum anderen müssen Sie diese und weitere Unterlagen auch bei sich elektronisch aufbewahren. Dazu gehören z. B. zusätzlich Daten zu den erstatteten Meldungen oder Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht. Es betrifft aber auch Dokumente, die Sie selbst erstellen wie Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz.

Bis 2026 möglich: Befreiung vom Führen elektronischer Unterlagen

Viele Arbeitgeber bewahren die Unterlagen heute noch in Papierform auf – zumindest teilweise. Diese Arbeitgeber bekommen eine Zeit, um sich umzustellen. Elektronisch wird erst 2026 für alle Pflicht, bis dahin können sich Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen. Dazu müssen Arbeitgeber Anträge beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) stellen lassen.  So steht es im neuen Absatz 3 von § 8 BVV. Gemäß eines zusätzlichen § 9a BVV werden die Sozialversicherungsträger dazu Gemeinsame Grundsätze verfassen.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Hinweise zu den Entgeltunterlagen finden Sie immer wieder in unseren Informationen. Dazu gehören vor allem die Ergebnisse in den Frage-Antwort-Katalogen. In diesen Ergebnissen fassen wir alles zusammen, was für Ihre spezielle Geschäftssituation wichtig ist. Solche Geschäftssituationen sind z. B. Neueinstellungen oder betriebliche Änderungen. Um das Ergebnis zu erhalten, müssen die Fragen mit „Ja / nein“ oder Eingabe von Datum oder Euro-Beträgen beantworten. Sie erhalten spezielle Hinweise mit Links zu weiterführenden Informationen.

Die Entgeltunterlagen werden durch Sie geführt. Dazu verwenden Sie eine Standardsoftware oder eine Ausfüllhilfe. Alternativ haben Sie einen Dienstleister in der Entgeltabrechnung beauftragt. Unter dem jeweiligen Link finden Sie im jeweiligen Steckbrief kompakte Informationen zum Thema.

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