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Beitrag richtig berechnen, bevor der Monat zu Ende ist – so geht es

Jeden Monat Termin für Beitragsnachweis und Beitrag

Als Arbeitgeber sollten Sie zwei Termine im Monat im Kalender haben:

  • Der fünftletzte Bankarbeitstag: Das ist der letzte Tag, an dem Sie den Beitragsnachweis noch fristgerecht an die Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale übermitteln können.
  • Der drittletzte Bankarbeitstag: Das ist der letzte Tag, an dem der Beitrag bei Krankenkasse oder Minijob-Zentrale auf dem Bankkonto sein muss. Als Tag der Zahlung gilt grundsätzlich der Tag der Wertstellung; zahlen Sie also rechtzeitig.

Als Bankarbeitstag gelten die Werktage von Montag bis Freitag. Heiligabend und Silvester zählen dabei nicht. Keine Bankarbeitstage sind also Samstage, Sonntage, Feiertage sowie der 24. und der 31. Dezember.

Sie können sich die konkreten Daten eines Jahres auch in Ihren elektronischen Kalender importieren. Viele Sozialversicherungsträger bieten einen solchen Service an. Unseren Kalender für Arbeitgeber 2021 können Sie unter dem Link herunterladen.

Wenn Höhe von Entgelt und Beitrag noch offen sind

Wenn Sie jeden Monat das gleiche Arbeitsentgelt zahlen, ist die Berechnung einfach. Der Beitrag ist dann auch jeden Monat gleich, solange sich nicht die Beitragssätze in den einzelnen Sozialversicherungszweigen oder in den Umlageverfahren ändern. Was aber ist, wenn Sie noch nicht wissen, wie hoch das Entgelt am Monatsende ist?

Beispiel: Ihr Arbeitnehmer ist eine Aushilfe in der Gastronomie, die an Tagen mit schönen Wetter im Biergarten arbeiten soll. Er hat einen 450-Euro-Minijob und wird nach tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt. Nun ist aber unklar, wie das Wetter in den letzten Monatstagen ist. Somit steht der Beitrag auch erst zum Monatsletzten fest.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Berechnung des voraussichtlich zu zahlenden Beitrags oder
  • Ansetzen der Werte aus dem Vormonat

Berechnung des voraussichtlich zu zahlenden Beitrags

Bei der Berechnung zählen Sie zu dem bereits geleisteten Entgeltanspruch das dazu, was vermutlich noch geleistet wird. Sie können auch auf die Werte des Vormonats zurückgreifen, müssen aber alle Änderungen im Vergleich berücksichtigen. Sie sollten dabei so dicht wie möglich an die tatsächlichen Werte und die endgültige Beitragsschuld herankommen. Der Restbeitrag, der erst im Folgemonat fällig wird, sollte so gering wie möglich sein. Ein Ausgleich von zu viel oder zu wenig gezahlten Beiträgen wird mit der nächsten Fälligkeit ausgeglichen. Wichtig: Sie müssen die Berechnungsgrundlagen dokumentieren und zu den Entgeltunterlagen nehmen. Dabei genügt es, die für die Berechnung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld herangezogenen Berechnungsgrundlagen einmalig aufzuzeigen.

Ansetzen der Werte aus dem Vormonat

Bei der Vereinfachungsregelung auf Basis der Vormonatswerte setzen Sie für den aktuellen Monat im Beitragsnachweis immer den Wert des Vormonats an. Der Ausgleich zwischen den gezahlten Abgaben und der tatsächlichen Beitragsschuld findet dann ebenfalls mit dem im Folgemonat abzugebenden Beitragsnachweis statt. Hier ist wichtig: Wenn Sie die Regelung nutzen, dann für alle Einzugsstellen, also alle Krankenkassen und die Minijob-Zentrale gleichermaßen.

Umgang mit Einmalzahlungen

Einmalzahlungen müssen grundsätzlich immer dem Monat zugeordnet werden, in dem sie gezahlt werden – besser gesagt, mit dem sie abgerechnet werden Das gilt auch, wenn Sie die Vereinfachungsregel anwenden. Für die Vereinfachungsregelung bedeutet das, dass Beiträge, die im Vormonat auf Einmalzahlungen entfallen sind, für die Ermittlung der Beitragsschuld des laufenden Monats in entsprechender Höhe von der Beitragsschuld des Vormonats abzuziehen sind. Würden Sie das nicht tun, zahlen Sie die Beiträge aus den Einmalzahlungen doppelt. Wie verfahren Sie, wenn in dem Monat, für dem die Beiträge nach der Echtabrechnung des Vormonats gezahlt werden sollen, wiederum eine Einmalzahlung erfolgt? Dann addieren Sie die darauf entfallenden Beiträge in voraussichtlicher Höhe zu dem Beitragssoll des laufenden Arbeitsentgelt des Vormonats (Echtabrechnung). Das ist wichtig, da Sie sonst im Rahmen einer Betriebsprüfung Gefahr laufen, Säumniszuschläge nachträglich zahlen zu müssen.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Wenn Sie Fragen zu Beitrag oder Beitragsnachweis haben, sollten Sie sich am besten an die zuständige Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale wenden. Das Informationsportal unterstützt Sie im Beitragswesen mit den Steckbriefen zu folgenden Themen:

Für Experten haben wir in der Rubrik Versicherungs- und Beitragsrecht unserer SV-Bibliothek alle wichtigen Dokumente der Sozialversicherung zusammengestellt.

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