Studenten werden von vielen Arbeitgebern gern als Aushilfskräfte oder auch dauerhaft eingestellt. Sie sind meist zeitlich flexibel und oft auch sozialversicherungsfrei. Aber was müssen Sie beachten, wenn der Student aus dem Ausland nach Deutschland kommt?
Erste Frage: Darf der das?
Kommt der Student aus einem Mitgliedsstaat der EU, aus einem EWR-Staat (Island, Norwegen, Liechtenstein) oder der Schweiz und hat eine solche Staatsangehörigkeit, gibt es keine Probleme. Denn es besteht Niederlassungs- und Tätigkeitsfreiheit. Anders sieht es aus, wenn der Student aus einem anderen Staat kommt. Dann benötigt er neben der Aufenthaltserlaubnis (die er schon für das Studium benötigt) auch eine Arbeitserlaubnis. Nur mit einer solchen Erlaubnis dürfen Sie ihn in Ihrem Betrieb beschäftigen.
Zweite Frage: Minijob – geht das?
Wenn die Voraussetzungen für die Versicherungsfreiheit im Minijob vorliegen, gelten die Regelungen auch für ausländische Studenten. Also eine Dauerbeschäftigung bis zur Verdienstgrenze (seit 1. Oktober 2022 liegt sie bei 520 Euro im Monat) oder die Befristung auf nicht mehr als drei Monate oder 70 Arbeitstage innerhalb eines Jahres. Beim Minijob mit Verdienstgrenze müssen Sie die üblichen Pauschalbeiträge zahlen, zur Krankenversicherung allerdings nur, wenn eine Versicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse besteht. Das ist aber meistens durch die Studentische Pflichtversicherung abgedeckt.
Dritte Frage: Wie steht es mit der Werkstudentenregelung?
Die gilt auch für ausländische Studenten. Bis zu 20 Stunden wöchentlich kann der Student versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung arbeiten. In der Rentenversicherung besteht aber Versicherungspflicht. Eine Tätigkeit mit mehr Arbeitsstunden ist nur außerhalb der Vorlesungszeiten (Wochenende, Semesterferien) möglich.
Vierte Frage: Und die Praktikanten?
Das Studium an einer ausländischen Hochschule wird der Einschreibung an einer deutschen Einrichtung gleichgestellt. Also gelten auch ohne ein deutsches Studium die besonderen Regelungen für Praktikanten. Ist das Praktikum in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben und findet während der Studiums statt (so genanntes Zwischenpraktikum), besteht Versicherungsfreiheit in allen Zweigen. Dabei kommt es auf die Dauer des Praktikums oder die Höhe einer eventuell gezahlten Vergütung nicht an.
Bei einem freiwilligen Praktikum können Sie – je nach Umfang der Tätigkeit – die Regelungen zu den Minijobs oder die Werkstudentenregelung nutzen.
Fünfte Frage: Für wen gelten die Regelungen nicht?
Es muss sich um ein „echtes“ Studium handeln. Alle geschilderten Sonderregelungen gelten daher nicht, wenn sich der ausländische Mitarbeiter in einem Studienkolleg befindet, es sich also nur um eine Vorbereitung auf das Studium handelt (sprachlich oder fachlich). Falls der Teilnehmer an einem solchen Kolleg eine Immatrikulationsbescheinigung vorlegen sollte (manche Hochschulen stellen eine solche aus), können Sie das an dem Hinweis „0. Fachsemester“ erkennen.
Sechste Frage: Was muss ich alles tun?
Wichtig ist immer die sorgfältige Dokumentation der Ausnahmetatbestände. Denn grundsätzlich gilt bei einer Beschäftigung gegen Entgelt ja immer die Sozialversicherungspflicht. Wollen Sie davon abweichen, müssen Sie das begründen und beweisen können. In jedem Fall gehören also die Immatrikulationsbescheinigungen zu den Entgeltunterlagen (wie bei einem deutschen Studenten auch) und ggf. die Nachweise für das Praktikum (Nachweis als Pflichtpraktikum).
Seit 2022 müssen Sie diese Entgeltunterlagen digital vorhalten, also ggf. einscannen.
Unser Service für Sie im Informationsportal
Detaillierte Informationen finden Sie in unseren Steckbriefen Werkstudent und Praktikant. Informationen zu den Minijobs finden Sie auch in unseren Frage-Antwort-Katalogen Minijob mit Verdienstgrenze und kurzfristiger Minijob oder den gleichnamigen Steckbrief.