Urlaub ist schön und notwendig. Deshalb hat jeder Beschäftigte auch Anspruch auf bezahlten Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz (mindestens vier Wochen). Manchmal reicht das aber nicht aus. Dann kann unbezahlter Urlaub eine Lösung sein. Die Gründe dafür sind vielfältig, spielen aber eigentlich keine Rolle. Es sei denn, es handelt sich um eine gesetzliche Freistellung, beispielsweise um nahe Angehörige zu pflegen.

Was können Sie vereinbaren?

Ansonsten sind die Vertragspartner, also der Beschäftigte und Sie als Arbeitgeber frei, eine Vereinbarung über eine unbezahlte Freistellung zu treffen – gleich aus welchem Grund und für welche Dauer. In dieser Zeit ruhen die Hauptpflichten aus dem Arbeitsverhältnis, also die Pflicht des Beschäftigten zu arbeiten und Ihre Verpflichtung zur Zahlung von Arbeitsentgelt.

Sie müssen dem unbezahlten Urlaub nicht zustimmen. Es gibt allerdings Anlässe, aus denen heraus eine (unbezahlte) Freistellung von der Arbeit kaum abgelehnt werden kann, etwa bei plötzlichem Pflegebedarf eines nahen Angehörigen oder einem Todesfall in der Familie. Hier wäre eine Ablehnung arbeitsrechtlich kaum zu begründen.

Was passiert mit der Sozialversicherung?

Zunächst einmal nichts – obwohl die Versicherungspflicht ja grundsätzlich von der Zahlung von Arbeitsentgelt abhängig ist. Das gilt, wenn der unbezahlte Urlaub nicht mehr als einen Monat beträgt. So lange bleibt die Mitgliedschaft in der Kranken- und Pflegeversicherung erhalten. Dauert der unbezahlte Urlaub länger, müssen Sie Ihren Beschäftigten abmelden. Wenn Sie eine Abmeldung vorgenommen haben, müssen Sie den Beschäftigten bei Wiederaufnahme der Arbeit wieder neu anmelden.

Beispiel:
Ihr Mitarbeiter möchte unbezahlten Urlaub für die Zeit vom 6.3. bis 28.5. nehmen.
Sie müssen eine Abmeldung zum 5.4. mit dem Entgelt seit dem 1.1. abgeben (Meldegrund 34). Zum 29.5. ist eine erneute Anmeldung (Abgabegrund 13) erforderlich.

Achtung – Krankenversicherung

In der Krankenversicherung bleibt die Mitgliedschaft für einen Monat erhalten – auch wenn in dieser Zeit keine Beiträge gezahlt werden. Nach Ablauf des ersten Monats sieht es aber anders aus. Die Pflichtversicherung aufgrund der Beschäftigung endet. Dann gibt es mehrere Möglichkeiten. Wenn keine Familienversicherung (bei Ehepartner oder Eltern) besteht und kein anderweitiger adäquater Krankenversicherungsschutz nachgewiesen werden kann, kommt es zu einer so genannten obligatorischen Anschlussversicherung. So soll verhindert werden, dass Menschen in Deutschland plötzlich ohne Krankenversicherungsschutz dastehen. Auf jeden Fall sollten Sie Ihrem Beschäftigten nahelegen, sich mit seiner Krankenkasse in Verbindung zu setzen.

Und eine Unterbrechungsmeldung?

Normalerweise ist bei unbezahltem Urlaub keine Unterbrechungsmeldung vorzunehmen. Denn entweder wird die Frist von einem Monat nicht überschritten – dann passiert gar nichts, oder – bei einer längeren Unterbrechung ist eine Abmeldung vorzunehmen (s.o.).

Eine Ausnahme gibt es allerdings: Wenn ein unbezahlter Urlaub genau einen Kalendermonat, also zum Beispiel vom 1.4. bis 30.4. dauert, ist zwar keine Abmeldung vorzunehmen, aber ausnahmsweise eine Unterbrechungsmeldung. Der Grund: In der Rentenversicherung zählt jeder Kalendermonat, der mit mindestens einem Beitragstag belegt ist, als voller Monat. Wird also entsprechend bei der späteren Rentenberechnung berücksichtig. Beträgt ein unbezahlter Urlaub aber genau einen Kalendermonat, ist dieser Monat eben nicht mit Beiträgen belegt. Das muss die Rentenversicherung natürlich wissen, deshalb die Unterbrechungsmeldung.

Und die Steuer?

Auf die Lohnsteuerabrechnung hat der unbezahlte Urlaub grundsätzlich keine Auswirkung. Grund dafür ist das im Steuerrecht geltende Zuflussprinzip. Versteuert wird also das Entgelt, dass tatsächlich „zugeflossen“ ist. Achtung: Wird zwar kein Entgelt gezahlt, aber andere Gehaltsbestandteile weiterhin gewährt (z. B. Firmenwagen), müssen diese Einnahmen natürlich versteuert werden. Allerdings muss bei unbezahltem Urlaub im Lohnkonto der Buchstabe „U“ eingetragen werden (das bedeutet „Unterbrechung“), wenn die Zahlung von Arbeitslohn für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage wegfällt.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Wenn Sie den individuellen Fall für einen Arbeitnehmer prüfen möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Frage-Antwort-Katalog „Unbezahlter Urlaub“.

Wenn Sie die offizielle Verlautbarung der Deutschen Rentenversicherung (DRV) hinsichtlich des Versicherungsschutzes während eines unbezahlten Urlaubs nachlesen möchten, können Sie diese auf der Website der DRV herunterladen.