Seit dem 01.01.2022 sind Entgeltunterlagen „grundsätzlich elektronisch“ zu führen. Die Beitragsverfahrensverordnung verlangt, dass die für die Entgeltabrechnung und Beitragsberechnung notwendigen Angaben für jeden Abrechnungszeitraum elektronisch erfasst werden. Das geschieht in der Praxis ohnehin durch die Verwendung eines Abrechnungsprogrammes. Die Pflicht gilt aber auch für so genannte begleitende oder erläuternde Entgeltunterlagen. Diese müssen ggf. eingescannt und so digitalisiert werden.

Warum die Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen?

Grund für die Verpflichtung ist die Einführung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP). Für diese müssen die Entgeltunterlagen in digitaler Form den Prüfern der Rentenversicherung zur Verfügung gestellt werden können. So kann bereits im Vorfeld eine automatisierte Prüfung durchgeführt werden, so dass sich der Prüfer nur noch um Auffälligkeiten oder spezielle Fragen kümmern muss. Damit sollen die Prüfungen schneller und effektiver durchgeführt werden können. Das ist nicht zuletzt dem auch bei den Prüfern zu erwartendem Fachkräftemangel geschuldet. Für die Unternehmen hat das neue Verfahren aber auch Vorteile. Prüfungen können so schneller und kürzer werden, in vielen Fällen wird eine Prüfung vor Ort gar nicht mehr erforderlich sein.

Gibt es Ausnahmen von der Verpflichtung?

Private Haushalte im Haushaltsscheckverfahren sind von der Pflicht zur Führung von Entgeltunterlagen ausgenommen. Bis 31.12.2026 können Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen RV-Träger noch eine Befreiung von der elektronischen Führung bzw. der Übermittlung der Daten im Rahmen der euBP erhalten. Diese Regelung läuft aber aus und wird auch nicht verlängert. Damit sind für alle Arbeitgeber außerhalb von Privathaushalten die Entgeltunterlagen verpflichtend digital zu führen.

Welche Unterlagen müssen elektronisch vorgehalten werden?

Zu den elektronisch zu speichernden Entgeltunterlagen gehören neben den Daten aus der Entgeltabrechnungen (Jahreslohnkonto, Sammlung der Abrechnungen, Krankenkassenlisten) insbesondere:

• Nachweise der Versicherungsfreiheit (z.B. Studenten-Immatrikulationsbescheinigung, Rentenbescheide)
• Befreiungsbescheide von der Versicherungspflicht
• Erklärungen von Minijobbern zu weiteren Beschäftigungen
• Befreiungserklärungen von Minijobbern bzw. die Erklärung der Rücknahme der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• Nachweise zum Krankenversicherungsschutz kurzfristig geringfügig Beschäftigter
• Nachweise der Elterneigenschaft bzw. zu Kindern bis 25 Jahren für die Zuschläge und Abschläge in der Pflegeversicherung
• Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit (Stundenaufzeichnungen).
• Daten aller relevanten übermittelten Meldungen

Diese Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar sein. Papierunterlagen, die rechtlich zu den elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen gehören, können eingescannt und z.B. als nicht nachträglich veränderbare PDF oder Bilddatei gespeichert werden. Das Original kann optional zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden.

Weitere Unterlagen

Vorgeschrieben ist es nicht, aber aus Gründen der Einheitlichkeit und Übersichtlichkeit sollten freiwillig weitere Unterlagen digital gespeichert werden. Das können z.B. interne Notizen, Checklisten, Arbeitsverträge oder andere Unterlagen sein.

Die rechtlichen Grundlagen

Grundlage ist die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger haben auf dieser Basis Gemeinsame Grundsätze entwickelt, die für alle verbindlich sind.

Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV in der vom 01.04.2022 an geltenden Fassung finden Sie in der SV-Bibliothek des Informationsportals. Dort finden Sie auch weitere Dokumente, die im Jahr 2027 relevant werden, zum Beispiel die Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung in der vom 01.10.2027 an geltenden Fassung.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Lesen Sie ergänzend unseren Steckbrief Betriebsprüfung (BP und euBP) sowie rvBEA Datenaustausch mit der Rentensicherung.

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