Eine spezielle Meldung ist die Sofortmeldung. Wer in gewissen Branchen wie der Gastronomie oder dem Baugewerbe arbeitet, hat eine ausgehändigt bekommen, zumindest von dieser schonmal gehört. Anders als die üblichen Meldungen wird sie vom Arbeitgeber nicht an die Krankenkasse (Einzugsstelle) übermittelt, sondern direkt an die Deutsche Rentenversicherung. Und noch einige andere Dinge sind anders: Die Meldefrist und die zur Abgabe verpflichteten Arbeitgeber.

Was ist eine Sofortmeldung?

Bei der Sofortmeldung ist der Name Programm: Sie muss „sofort“ bei einer neuen Beschäftigung abgegeben werden. Dabei ersetzt sie nicht die normale Anmeldung, die wird zusätzlich fällig. Die Sofortmeldung muss – wie alle anderen Meldungen auch – im Wege des digitalen Datenaustausches zwischen Arbeitgeber und Sozialversicherungsträgern abgegeben werden. Also entweder aus dem Entgeltabrechnungsprogramm heraus oder über das SV-Meldeportal. Als Grund der Abgabe (Meldegrund) ist die Schlüsselzahl „20“ vorgesehen.

Die Meldung enthält folgende Inhalte:

• Familien- und Vornamen,
• Versicherungsnummer,
• Betriebsnummer des Arbeitgebers und
• Tag der Beschäftigungsaufnahme.

Ist die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers zum Zeitpunkt der Abgabe der Sofortmeldung nicht bekannt, sind zusätzlich

• die für die Vergabe einer Versicherungsnummer erforderlichen Daten (Tag und Ort der Geburt, Anschrift) und
• ggf. die Europäische Versicherungsnummer

anzugeben.

Wer muss eine Sofortmeldung abgeben?

Die Sofortmeldung erfüllt einen besonderen Zweck: Sie soll Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung verhindern oder zumindest erschweren und den Nachweis solcher Verfehlungen erleichtern. Deshalb ist die Pflicht zur Abgabe der Sofortmeldung auf solche Branchen beschränkt, die als besonders anfällig für solche Delikte gelten. Das sind die folgenden Wirtschaftsbereiche:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Die Verpflichtung zur Abgabe der Sofortmeldung gilt in den genannten Branchen für alle Beschäftigungsverhältnisse, also auch für Bürokräfte oder Auszubildende. In diesen Betrieben sind darüber hinaus alle Arbeitnehmer verpflichtet, einen Personalausweis oder ein anderes amtliches Ausweisdokument mit sich zu führen und bei einer Kontrolle vorzulegen. Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten entsprechend informieren und das schriftlich und nachweisbar.

Welche Fristen gelten?

Die Sofortmeldung muss bereits vor Aufnahme der Beschäftigung abgegeben werden! Die Sofortmeldung ersetzt nicht die Anmeldung, für diese gelten aber die üblichen Meldefristen, also die Abgabe mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens aber sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung.

Bei Unternehmen, in denen gelegentlich sehr kurzfristig neue Mitarbeiter eingestellt werden, muss der Arbeitgeber Vorkehrungen treffen, dass die Sofortmeldung auch dann abgegeben werden kann, wenn die Personal- oder Gehaltsabteilung (noch) nicht besetzt ist. Ggf. muss dem verantwortlichen Teamleiter der Zugang über das SV-Meldeportal eröffnet werden.

Was macht die Deutsche Rentenversicherung mit der Meldung?

Die Rentenversicherung führt – oft gemeinsam mit der Ermittlungsgruppe des Zoll – Schwerpunktkontrollen durch, etwa auf Baustellen. Die Prüfer vor Ort können in Echtzeit auf die bei der Rentenversicherung vorliegenden Daten zugreifen und so schnell erkennen, ob ein angetroffener Beschäftigter über die Sofortmeldung angemeldet wurde oder nicht. Falls das nicht der Fall sein sollte, drohen Bußgelder gegenüber dem Arbeitgeber. Außerdem gilt die Tätigkeit dann als Schwarzarbeit mit den entsprechenden – auch strafrechtlichen – Folgen. So kann in solchen Fällen eine frühere Beschäftigungsaufnahme unterstellt und die entsprechenden Beiträge nachberechnet werden.

Weitere Informationen zur Sofortmeldung und anderen Verfahren des Trägers erhalten Sie auf der Webseite der Deutschen Rentenversicherung. Sie möchten sich über das SV-Meldeportal zu informieren? Hier geht’s zur Webseite des SV-Meldeportals.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Lesen Sie zu diesem Thema bitte auch unseren Steckbrief Sofortmeldung und Meldegründe.