Arbeitnehmer sind für ihren Lebensunterhalt auf ihr Gehalt angewiesen. Deshalb sieht das Gesetz auch für den Fall einer vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit Fortzahlung des Entgelts durch den Arbeitgeber vor. Aber nicht in jedem Fall und vor allem nicht unbegrenzt.
Der Anspruch
Anspruch auf die Fortzahlung des Entgelts im Falle der Arbeitsunfähigkeit besteht wegen derselben Erkrankung für längstens sechs Wochen innerhalb eines Jahres. Zudem gibt es eine Wartezeit bei einem neuen Arbeitnehmer. Dieser hat in den ersten vier Wochen der Beschäftigung keinen gesetzlichen Anspruch auf die Entgeltfortzahlung. Allerdings sehen viele Tarif- und auch Arbeitsverträge diesen Anspruch denn doch vor.
Tritt während einer Erkrankung eine weitere Krankheit hinzu, so verlängert sich der Entgeltfortzahlungsanspruch dadurch nicht.
Die Vier-Wochen-Frist
In den ersten vier Wochen einer neuen Beschäftigung besteht ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung nur, wenn dies durch Tarif- oder Einzelvertrag so geregelt ist. Andernfalls beginn der Anspruch erst mit dem 29. Tag der Beschäftigung – dann aber für die vollen sechs Wochen. Die Krankheitstage vor dem 29. Tag werden also nicht angerechnet.
Die Zwölf-Monats-Frist
Wegen derselben Erkrankung besteht der Anspruch auf Entgeltfortzahlung für längstens 42 Kalendertage innerhalb eines Jahres. Dabei werden alle bereits fortgezahlten Tage innerhalb der Jahresfrist berücksichtigt. Die Zwölf-Monats-Frist beginnt mit dem ersten Tag der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Erkrankung. Während der Jahresfrist geleistete Entgeltfortzahlung wegen anderer Erkrankungen werden nicht berücksichtigt. Nach Ablauf der Jahresfrist beginnt bei einer erneuten Erkrankung ein neuer Jahreszeitraum.
Die Sechs-Monats-Frist
Es gibt aber eine Ausnahme: Wenn nach Ende der letzten Arbeitsunfähigkeit wegen einer Erkrankung sechs Monate vergangen sind, ohne dass wegen dieser Erkrankungen erneut Arbeitsunfähigkeit eingetreten ist, entsteht ein neuer Anspruch (mit einem dann neuen Jahreszeitraum).
Dieselbe Erkrankung
Nun erhält der Arbeitgeber die Krankheit (heute elektronisch) nur ohne Diagnose, so dass er selbst gar nicht beurteilen könnte, ob es sich bei zwei Erkrankungen um dieselbe handelt oder handeln könnte. Deshalb ist eine elektronische Abfrage bei der Krankenkasse vorgesehen. Aus dem Entgeltabrechnungsprogramm oder über das Meldeportal kann der Arbeitgeber bei der Krankenkasse anfragen, ob anrechenbare Vorerkrankungen zu der aktuellen Arbeitsunfähigkeit vorliegen. Das ist allerdings erst zulässig, wenn – zusammen mit den zu prüfenden Vorerkrankungen – insgesamt mindestens 30 Tage Arbeitsunfähigkeit vorliegen.
Kann die Krankenkasse anhand ihrer Unterlagen nicht feststellen, ob es sich um dieselbe Erkrankung handelt, klärt sie dies entweder mit dem behandelnden Arzt oder über den medizinischen Dienst der Krankenkassen.
Die Versicherung bei der Entgeltfortzahlung
An der Entgeltfortzahlungsversicherung (U1) nehmen nur Unternehmen teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Einige Personenkreise werden bei dieser Zählung nicht (z.B. Auszubildende) oder nur anteilig (Teilzeitkräfte) berücksichtigt.
Bei einer Teilnahme sieht das Gesetz eine Erstattung von 80 Prozent des fortgezahlten Arbeitsentgelts und der darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung vor. Die Satzung der Ausgleichskasse (gibt es bei jeder gesetzlichen Krankenkasse) kann abweichende Erstattungssätze und damit unterschiedliche Umlagesätze vorsehen. Der Arbeitgeber kann dann auswählen, welcher Erstattungssatz für sein Unternehmen gelten soll. Eine Änderung des Satzes ist jeweils zum Beginn eines Kalenderjahres möglich.
Zuständig ist immer die Ausgleichskasse bei der Krankenkasse des Beschäftigten. Ist er nicht gesetzlich krankenversichert, ist die Kasse zuständig, an die die anderen Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden.
Der Erstattungsantrag ist nur elektronisch möglich, entweder aus dem Entgeltabrechnungsprogramm heraus oder über das Meldeportal. Die Kasse gibt – ebenfalls elektronisch – eine Rückmeldung ob und in welchem Umfang dem Erstattungsantrag stattgegeben wird.
Tipp: Neben den Zeiten mit einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können auch Tage ohne ein solches Attest abgerechnet werden (drei-Tage-Regelung).
Erstattet werden können nur die Zahlungen, zu denen der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist. Zahlt er also beispielsweise das Entgelt für mehr als sechs Wochen fort, können diese Zahlungen bei der Erstattung nicht berücksichtigt werden.
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