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Meldungen in der Sozialversicherung: Das müssen Arbeitgeber beachten

Wer sich selbstständig macht oder ein Unternehmen gründet, muss bereits vieles beachten. Und wenn Sie als Arbeitgeber Ihren ersten Beschäftigten einstellen, kommt eine wichtige Aufgabe hinzu: Meldungen an die Sozialversicherung abgeben. Denn Sie sind dafür verantwortlich, dass Krankenkasse, Berufsgenossenschaft und Unfallkasse, Rentenversicherungsträger und Bundesagentur für Arbeit sowie einige andere Institutionen alles Wichtige erfahren:

  • Wer arbeitet ab wann bei Ihnen?
  • In welchen Zweigen der Sozialversicherung besteht Versicherungspflicht und müssen Beiträge gezahlt werden?
  • Gibt es Veränderungen bei Status, Entgelt oder Dauer?
  • Wann gibt es Unterbrechungen, wann endet das Beschäftigungsverhältnis?

Dazu übermitteln Sie sogenannte Meldungen. Zum Glück müssen Sie jeden Sachverhalt nur einmal melden, denn die Sozialversicherungsträger informieren sich untereinander. Die meisten Meldungen geben Sie digital ab. Nun stellt sich die Frage: Was genau müssen Sie dabei beachten?

Hinweis: Jeweils weiterführende Informationen zu einem Thema finden Sie in unseren Steckbriefen. Klicken Sie auf einen Link und er öffnet das hinterlegte PDF in einem neuen Fenster.

Voraussetzungen schaffen

Besorgen Sie sich zwei Nummern

Damit die Sozialversicherung Sie als Arbeitgeber kennt, brauchen Sie zwei Nummern: eine Betriebsnummer für jeden Beschäftigungsbetrieb, sofern Sie mehrere haben und sich diese in unterschiedlichen Gemeinden befinden. Und für die gesetzliche Unfallversicherung benötigen Sie die UV-Mitgliedsnummer. Es sind zwei Nummern, weil Sie mit der Betriebsnummer alles zur Versicherung Ihres Arbeitnehmers melden, während Ihr Unternehmen als Ganzes mit der UV-Mitgliedsnummer bei Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse versichert sind. Hier werden die Unterschiede zwischen Arbeitgeber und Unternehmer, Unternehmen und Beschäftigungsbetrieb erklärt.

Entscheiden Sie: Wer übermittelt Ihre Meldungen?

Danach müssen Sie entscheiden: Meldungen selber abgeben oder melden lassen? Wenn Sie sich für die eigenständige Abgabe von Meldungen entscheiden, brauchen Sie eine Standardsoftware oder eine Ausfüllhilfe wie zum Beispiel sv.net. Denn Meldungen müssen elektronisch abgegeben werden. Steht Ihnen beides nicht zur Verfügung, müssen Sie einen Dienstleister für die Entgeltabrechnung beauftragen wie z. B. einen Steuerberater. Gegen Bezahlung übernimmt er die komplette Entgeltabrechnung und die daraus resultierenden Meldungen für Sie. In jedem Fall bleiben Sie als Arbeitgeber/Unternehmen für die Richtigkeit der zu entrichtenden Beiträge und abzugebenen Meldungen an die Sozialversicherung verantwortlich.

Meldungen zu jedem meldepflichtigen Sachverhalt

Für jeden in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung (Arbeitslosenversicherung) Versicherten müssen Sie Meldungen zu jedem meldepflichtigen Sachverhalt abgeben. Es gibt anlassbezogene Meldungen (z. B. bei Anmeldung oder Unterbrechung einer Beschäftigung) und regelmäßige Meldungen wie z. B. die Jahresmeldungen. Meistens ist die Krankenkasse des Arbeitnehmers die Empfängerin. Meldungen zu Minijobbern hingegen gehen grundsätzlich an die Minijob-Zentrale, für andere Sachverhalte können auch andere Einrichtungen Adressaten sein. Darum müssen Sie sich allerdings nicht kümmern. Denn das übernimmt Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe.

Wichtig: Beachten Sie die unterschiedlichen Fristen. Beispielsweise gibt es für den Beitragsnachweis an die Krankenkasse monatliche Termine, der Lohnnachweis an den Unfallversicherungsträger ist jährlich zu melden. Extremes Gegenteil ist die Sofortmeldung in bestimmten Branchen wie dem Bausektor. Denn diese muss spätestens mit dem Beginn der Beschäftigung vorliegen. Verstöße gegen Fristen können negative Folgen haben.

Alles zur Hand haben für eine Meldung …

Welche Informationen für eine Meldung im Einzelnen notwendig sind, ist recht unterschiedlich. Wer seinen Arbeitnehmer anmeldet, muss z. B. den Meldegrund, die Personengruppe, die Beitragsgruppe oder den Tätigkeitsschlüssel kennen. Bei der Ermittlung hilft oft die von Ihnen verwendete Software. Natürlich sollte auch Ihr Dienstleister wissen, was wichtig ist und bei Ihnen erfragen.

Eine eigenständige Möglichkeit zur Ermittlung ist dieses Informationsportal. In unseren Frage-Antwort-Katalogen zu Neueinstellungen, Veränderungen beim Arbeitnehmer oder betrieblichen Änderungen erhalten Sie Fragen, die Sie mit Ja oder Nein, der Eingabe von Datum oder Euro-Betrag oder der Auswahl des richtigen Begriffs beantworten können. Im Ergebnis ist alles Wichtige zusammengefasst. Für Neueinstellungen haben wir sogar ausdruckbare Checklisten vorbereitet.

… und Entgeltunterlagen aufbewahren

Die Entgeltunterlagen sind wichtig für Sie und Ihre Arbeitnehmer. Denn bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung müssen Sie alles zur Hand haben, was die Meldungen begründet hat. Neben den Meldungen sind das auch Bescheinigungen und Nachweise Ihres Arbeitnehmers, wie z. B. die Studienbescheinigung eines Werkstudenten. Beachten Sie dabei die Aufbewahrungsfristen.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Für alle, die Arbeitgeber werden wollen, haben wir verschiedene Einstiege vorbereitet:

Auch für Experten haben wir einen Service zu bieten: In der Rubrik Meldeverfahren unserer SV-Bibliothek finden diese alle Dokumente der Sozialversicherung zu Meldungen, mit denen die gesetzlichen Vorgaben weiter konkretisiert werden.