Irren ist menschlich und Fehler kann jeder machen. Das gilt auch für die Meldungen des Arbeitgebers an die Sozialversicherungsträger. Wobei: Da kann es auch sein, dass zum Zeitpunkt der Meldung alles richtig war, sich aber später die Verhältnisse rückwirkend verändert haben. Auch dann muss die fehlerhafte Meldung natürlich korrigiert werden.

Zwar prüfen die Entgeltprogramme und auch das SV-Meldeportal alle Meldungen auf innere Logik und richtige Eingaben, aber wenn alles in sich schlüssig ist, erfolgt eine Übermittlung. Wenn Sie beispielsweise einen Minijobber mit dem Personenschlüssel „109“ (Minijob mit Entgeltgrenze) mit der Beitragsgruppe „1111“ übermitteln wollen, funktioniert das nicht, denn diese Kombination ist nicht möglich und wird vom Programm abgewiesen. Geben Sie aber die richtige Beitragsgruppe „6500“ an, wird die Meldung übermittelt. Auch, wenn Sie die Versicherungsfreiheit falsch beurteilt haben, beispielsweise, weil Sie ein zustehendes Weihnachtsgeld nicht berücksichtigt haben, ist die Meldung in sich ja richtig. Das Prüfprogramm kann schließlich nicht wissen, dass Ihre Einstufung als Minijob fehlerhaft war.

Korrektur durch Stornierung

Eine fehlerhafte Meldung muss storniert und anschließend mit den korrekten Daten neu übermittelt werden. Wäre es nicht einfacher, die Meldung zu korrigieren, also nur die zu verändernden Daten neu zu melden? Das ist aufgrund der großen Zahl von Meldungen nicht sicher genug. Denn jedes Jahr werden weit über eine Milliarde (!) Meldungen von den Unternehmen übermittelt. Da ist eine Zuordnung schwierig und könnte leicht zu Fehlern führen. Deshalb ist es im Interesse der Sicherheit, dass die falsche Meldung storniert wird. Denn durch die Übermittlung der kompletten (falschen) Daten mit einem Storno-Kennzeichen ist sichergestellt, dass auch wirklich genau die Meldung identifiziert wird, die gelöscht werden soll.

Warum die Meldungen so wichtig sind

Die vom Arbeitgeber erstellten Meldungen sind für die Sozialversicherungsträger von großer Bedeutung. Insbesondere in der Rentenversicherung dienen die übermittelten Entgelte der späteren Berechnung der Rente. Hier können sich fehlerhafte Meldungen sehr negativ auswirken. Aber auch die Krankenkassen erhalten über die Meldungen Informationen über ihre Mitglieder, etwa wenn ein neues Beschäftigungsverhältnis beginnt, eine Beschäftigung endet oder unterbrochen wird, oder sich an der versicherungsrechtlichen Beurteilung etwas ändert.

Wenn das Entgeltprogramm keine Korrektur mehr zulässt

Es kann vorkommen, dass eine Meldung korrigiert werden muss, die weiter in der Vergangenheit liegt. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn im Rahmen einer Betriebsprüfung ein weiter zurückliegender Fehler festgestellt wird. Dann kann es sein, dass aus dem Entgeltprogramm heraus keine Stornierung und neue Abgabe der fehlerhaften Meldung mehr erfolgen kann. In solchen Fällen ist eine Korrektur über das SV-Meldeportal möglich. Dabei werden die fehlerhaften Daten dann manuell eingeben und als Stornierung übermittelt. Anschließend können die richtigen Daten – ebenfalls auf diesem Weg – übermittelt werden.

Wenn die Einzugsstelle einen Fehler feststellt

Auch bei einer in sich richtigen Meldung kann es vorkommen, dass die Daten unzutreffend sind. Das fällt unter Umständen bei der Krankenkasse auf, wenn die gemeldeten Daten nicht zum Datenbestand der Kasse passen. Auch dann kann die Krankenkasse aber die fehlerhafte Meldung nicht einfach korrigieren (das war bis vor einigen Jahren möglich). Vielmehr wird sie in diesen Fällen den Arbeitgeber informieren und so die Differenzen aufklären. Dann muss aber trotzdem der Arbeitgeber die fehlerhafte Meldung stornieren und mit den richtigen Daten neu übermitteln.

Es gibt Ausnahmen

Fehlerhafte Meldungen zu den Betriebsdaten können nicht storniert werden, sondern müssen in richtiger Form neu gemeldet werden.

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Lesen Sie dazu auch gern unsere Steckbriefe Meldungen, Meldegründe und Personengruppe.