Bei Dienstreisen fallen in der Regel zusätzliche Kosten an. Neben den Fahrtkosten sind es ein so genannter Verpflegungsmehraufwand und ggf. die Übernachtungskosten. In der Regel erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die anfallenden Kosten – verpflichtet ist er dazu aber nicht. Bei einer Erstattung können entweder die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotelübernachtung) oder Pauschalbeträge gezahlt werden.

Dabei gibt es unterschiedliche Regelungen, ob die Reise innerhalb Deutschlands stattfindet oder ins Ausland führt. Wichtig ist zudem, ob es sich um eine ein- oder mehrtägige Reise mit Übernachtung handelt.

Verpflegungspauschale bei Dienstreise in Deutschland

Die Verpflegungskostenpauschalen sind schon seit längerem nicht erhöht worden. Es gelten folgende Sätze:

• Bei einer mehr als achtstündigen Abwesenheit und für den Tag der An- und Abreise beträgt die Pauschale 14 Euro.
• Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden können für jeden Tag 28 Euro erstattet werden.

Diese Pauschalen sind steuer- und beitragsfrei. Zahlt der Arbeitgeber höhere Beträge, unterliegen diese der Steuer- und Beitragspflicht.

Wichtig: Stellt der Arbeitgeber die Verpflegung ganz oder teilweise (z.B. bei Seminarveranstaltungen), muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Dabei werden für ein Frühstück 20 Prozent abgezogen, für Mittag- oder Abendessen jeweils 40 Prozent.

Übernachtungskosten bei Dienstreise in Deutschland

Wie bei der Verpflegung gibt es auch für die Übernachtungskosten eine Pauschale. Diese beträgt allerdings nur 20 Euro pro Übernachtung. Alternativ kann der Arbeitgeber auch die tatsächlichen Übernachtungskosten erstatten. Diese sind dann – im Gegensatz zur Pauschale – für das Unternehmen als Betriebsausgabe geltend zu machen.

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Kostenübernahme durch den Arbeitgeber besteht aber nicht. Häufig ist diese aber in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen zu finden. Zahlt der Arbeitgeber die Kosten nicht oder nicht in voller Höhe, kann der Beschäftigte seine Aufwendungen als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Kosten bei Dienstreise ins Ausland

Für die Mehraufwendungen bei einer Dienstreise ins Ausland gibt es unterschiedliche Pauschbeträge. Diese richten sich nach der Reisedauer und der Region, in die die Reise führt. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht die entsprechenden Pauschalbeträge unter https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2023-11-21-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2024.html.

Alternativ ist die Übernahme der tatsächlichen, nachgewiesenen Kosten durch den Arbeitgeber möglich.

Was ist sonst noch wichtig?

Zahlt der Arbeitgeber nicht die tatsächlichen Kosten, aber einen höheren Pauschalbetrag, so ist der den gesetzlichen Betrag übersteigende Teil steuer- und beitragspflichtig.

Bei einer Erstattung der tatsächlichen Kosten ist der Nachweis über deren Höhe unbedingt erforderlich.

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