Die Vergütung des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter ist grundsätzlich steuer- und damit beitragspflichtig. Das gilt nicht nur für das (bare) Entgelt, sondern auch für so genannte geldwerte Vorteile. Das sind Sachleistungen und andere Vergünstigungen, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern gewährt. Dabei gibt es allerdings einige Ausnahmen und besondere Regelungen.

Die Ausnahmen

So genannte Sachbezüge, die Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern zusätzlich zum geschuldeten Lohn gewähren, sind bis zu 50 Euro monatlich steuer- und damit auch beitragsfrei. Allerdings müssen dafür einige Voraussetzungen erfüllt sein. So muss der Sachbezug zusätzlich gezahlt werden, darf also auch nicht mit dem Entgelt oder später entstehenden Steigerungsansprüchen verrechnet werden. Die Zuwendung muss zweckgebunden sein, darf also nicht in Bargeld umgewandelt werden können.

Eine besondere Rolle dabei spielen zum Beispiel Gutscheine bzw. Gutscheinkarten. Lesen Sie dazu auch unsere Meldung Tankgutschein kann beitragspflichtiges Arbeitsentgelt sein.

Dann gibt es noch so genannte Geschenke aus besonderem Anlass (z. B. Jubiläum, Geburtstag, Hochzeit usw.). Diese können – ggf. auch mehrfach im Jahr – bis zu 60 Euro gewährt werden und werden nicht auf die 50-Euro-Grenze angerechnet.

Pauschalbeträge

Für einige Sachbezüge gibt es pauschale Sätze, die anstelle der tatsächlichen Kosten mit Steuern und Beiträgen belegt werden. Das sind insbesondere kostenfreie Verpflegung oder Unterkunft. Die dafür für 2023 anzusetzenden Werte können Sie unserer Meldung Werte für den Sachbezug werden ab Januar 2023 erhöht entnehmen.

Beliebte Dreingabe: Der Dienstwagen

Ein Dienstwagen, der auch für die private Nutzung zugelassen ist, stellt einen geldwerten Vorteil dar. Durch die private Nutzung des Firmenautos kann der Beschäftigte Geld sparen, das er sonst für den Kauf und den Unterhalt eines eigenen PKWs aufbringen müsste.

Um die Berücksichtigung bei der Erhebung der Steuer und der Beiträge zu vereinfachen, gibt es die so genannte Ein-Prozent-Regel. Danach wird pauschal ein Prozent des Listenpreises des Neuwagens als monatlicher geldwerter Vorteil angesetzt und dem steuer- und beitragspflichtigen Entgelt zugeschlagen. Wahlweise können auch der Umfang der privaten Nutzung und die dadurch ersparten Kosten durch die Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.

Aber Vorsicht – Falle! Es gibt nämlich eine Ausnahme, und zwar bei Minijobbern. Besonders kreative Unternehmer hatten für die Ehefrauen, die als Minijobber im Unternehmen beschäftigt waren, jeweils einen Mittelklassewagen als Dienstfahrzeug mit privater Nutzung zur Verfügung gestellt. Das tatsächliche Entgelt wurde dann nur noch in Höhe der Differenz bis zu Minijobgrenze gezahlt. Der Bundesfinanzhof (BFH) erklärte das für unzulässig und sah keine Steuerfreiheit.

Das Gericht erklärte, dass auch Vereinbarungen mit nahestehenden Angehörigen (hier die Ehefrau) sich an den Kriterien orientieren müssen, die unter Nichtverwandten üblich sind. Bei wirtschaftlicher Betrachtung würde ein Arbeitgeber einen Dienstwagen zur privaten Nutzung nur dann zur Verfügung stellen, wenn die ihm hierdurch entstehenden Kosten in einem angemessenen Verhältnis zum Wert der erbrachten Arbeit stehen. Das sah das Gericht in diesem Fall als nicht gegeben an.

Ist diese Relation nicht hinreichend gewährleistet, wird ein wirtschaftlich denkender Arbeitgeber entweder von der Dienstwagengestellung absehen oder dem Fahrzeugnutzer Beschränkungen auferlegen beziehungsweise ihn an den Fahrzeugkosten beteiligen. Was unter „nahestehenden“ Familienangehörigen zu verstehen ist, hat das Gericht nicht näher ausgeführt – im entschiedenen Fall war es die Ehefrau. Im Zweifel sollten Sie in solchen Fällen eine Beurteilung des Finanzamtes einholen, um spätere Nachforderungen zu vermeiden.

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Lesen Sie dazu auch gern unseren Steckbrief Sachleistungen.