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Sozialversicherungsausweis – Basiswissen für neue Arbeitgeber

Jeder, der eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung aufnimmt, sollte seine Versicherungsnummer nennen können. Erfahrene Arbeitnehmer zücken hier jetzt ihren Sozialversicherungsausweis. Den sollte man gut aufheben, denn er enthält wichtige Daten und wird von jedem neuen Arbeitgeber verlangt. Aber was tun Sie, wenn Ihr neuer Arbeitnehmer keinen Sozialversicherungsausweis vorlegen kann? Oder wenn Ihr künftiger Auszubildender gar nichts mit dem Begriff anfangen kann? Wir beantworten die wichtigsten und häufigsten Fragen in unserer FAQ-Liste.

Die wichtigsten Fragen rund um den Sozialversicherungsausweis

Welche Angaben kann ich als Arbeitgeber dem Ausweis entnehmen?

Der Sozialversicherungsausweis Ihres Arbeitnehmers enthält neben Vor- und Nachnamen seine Versicherungsnummer. Sie wird auch Sozial- oder Rentenversicherungsnummer genannt. Diese müssen Sie bei der Einstellung wissen, da Sie Ihren Arbeitnehmer mit dieser Nummer bei den Trägern der Sozialversicherung anmelden. Seit 2011 ist es übrigens auch kein Ausweis im herkömmlichen Sinne mehr. Die Versicherten erhalten vielmehr ein Schreiben der Deutschen Rentenversicherung, das den Ausdruck eines Sozialversicherungsausweises enthält. Den kann man dann ausschneiden, man muss es aber nicht. Seit 2017 enthält der Ausweis übrigens auch einen QR-Code, mit dem Sie die Angaben scannen und leicht in Ihr Entgeltabrechnungsprogramm übertragen können.

Was ist der Unterschied zwischen der Versicherungsnummer und der Krankenversichertennummer?

Sie dürfen die Versicherungsnummer nicht mit der Krankenversichertennummer der gesetzlichen Krankenversicherung verwechseln. Diese steht auf der elektronischen Gesundheitskarte des Arbeitnehmers, wenn er gesetzlich bei einer Krankenkasse versichert ist. Sie benötigen die Krankenversichertennummer aber nicht für die Anmeldung eines neuen Arbeitnehmers. Sie kann aber in anderen Zusammenhängen wichtig sein.

Kann ich den neuen Arbeitnehmer überhaupt bei der Sozialversicherung anmelden, wenn er keinen Sozialversicherungsausweis vorlegen kann?

Ja, das geht. Sie brauchen zwar zur Meldung seine Sozialversicherungsnummer. Aber die können Sie auch mit Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihrer Ausfüllhilfe direkt bei der Deutschen Rentenversicherung abfragen.

Was muss mein Arbeitnehmer machen, wenn er seinen Sozialversicherungsausweis verliert?

In dem Fall muss Ihr Arbeitnehmer den Verlust melden. Und er kann er einen neuen Sozialversicherungsausweis online bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen. Alternativ kann er sich auch an seine Krankenkasse wenden und einen neuen Ausweis beantragen. Die Krankenkasse leitet den Antrag an die Rentenversicherung weiter. Bis der neue Ausweis fertig ist, können einige Wochen vergehen.

Ich stelle einen Auszubildenden ein, der vorher noch nie gearbeitet hat. Er hat also noch gar keinen Sozialversicherungsausweis. Was nun?

Seit 2005 erhält jeder Bürger bei seiner Geburt eine Versicherungsnummer, die sein Leben lang gilt. Diese Nummer kann er dem Schreiben entnehmen, das seine Eltern erhalten haben. Falls Ihr Auszubildender die Nummer nicht kennt, können Sie die Versicherungsnummer mit Hilfe Ihres Entgeltabrechnungsprogramms oder der Ausfüllhilfe direkt bei der Deutschen Rentenversicherung abfragen. Sie als neuer Arbeitgeber können dann auch einen Sozialversicherungsausweis für ihn beantragen.

Stimmt es, dass der Arbeitnehmer seinen Sozialversicherungsausweis immer dabei haben sollte?

Nein, das war früher in bestimmten Branchen der Fall, aber heute gilt das nicht mehr. Es gibt allerdings die Pflicht, in bestimmten Branchen jederzeit seinen Personalausweis oder Pass mitzuführen. Um welche Branchen es sich handelt, erfahren Sie auf der Seite der Deutschen Rentenversicherung, den Link finden Sie im Absatz „Quellen“.

Meine neue Arbeitnehmerin hat einen veralteten Sozialversicherungsausweis vorgelegt, denn ihr Nachname hat sich mittlerweile geändert. Ist das schlimm?

Ihre Arbeitnehmerin muss Ihnen Namensänderungen mitteilen, aber auch den Sozialversicherungsträgern wie zum Beispiel der Krankenkasse. Sie bekommt dann einen neuen Sozialversicherungsausweis: Entweder leitet die Krankenkasse den Antrag an die Rentenversicherung weiter, oder sie stellt direkt online einen Antrag bei der Rentenversicherung.

Mein neuer Arbeitnehmer ist kein deutscher Staatsbürger. Wie melde ich ihn korrekt an?

Alle Menschen, die in Deutschland sozialversicherungspflichtig arbeiten, erhalten einen Sozialversicherungsausweis. Ihre Herkunft spielt dabei keine Rolle. Hat Ihr künftiger Arbeitnehmer noch keinen, beantragen Sie einen für ihn.

Quellen und weitere Informationen zum Thema

Die Deutsche Rentenversicherung hat leicht verständliche Informationen zum Thema für Sie zusammengestellt.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Im Steckbrief Versicherungsnummer haben wir alle Informationen kompakt für Sie zusammengefasst. Auch der Steckbrief Sozialversicherungspflicht kann für Sie interessant sein.

Wenn Sie unter Direkteinstieg Neueinstellung konkret ermitteln, ob die Voraussetzungen für die jeweilige Beschäftigungsart erfüllt sind, erhalten Sie unter „Ergebnis anzeigen“ am Ende eine Checkliste für eine Neueinstellung, die Sie ausdrucken können. Damit können Sie alle Informationen sammeln, die für eine Anmeldung notwendig sind. Mit der ausgefüllten Checkliste können Sie zügig selbst die Anmeldung in Ihrer Arbeitgebersoftware durchführen. Oder Sie geben die Informationen kompakt an Ihren Dienstleister in der Entgeltabrechnung weiter.

Wenn Sie zum ersten Mal überhaupt einen Arbeitnehmer einstellen möchten, können Sie sich entweder unter Orientierungshilfe neuer Arbeitgeber oder im Direkteinstieg neuer Arbeitgeber alle Meldeinformationen zusammenstellen, die vor einer Neueinstellung wichtig sind.

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