Beschäftigte haben in der Regel einen Anspruch auf die Fortzahlung des Entgelts im Krankheitsfall für längstens sechs Wochen innerhalb eines Jahres wegen derselben Krankheit. Diese Kosten können gerade kleine Unternehmen sehr belasten. Deshalb gibt es die Entgeltfortzahlungsversicherung U1.

Hinweis: Für Aufwendungen des Arbeitgebers im Rahmen des Mutterschutzes gibt es – für alle Unternehmen – die Entgeltfortzahlungsversicherung U2. Diese wird hier aber nicht angesprochen.

Welche Arbeitgeber nehmen an der U1 teil?

Die U1 ist nur für kleinere Unternehmen mit bis zu 30 Arbeitnehmern gedacht. Dabei zählen nicht alle Beschäftigten mit, beispielsweise

• Auszubildende, einschließlich Praktikanten im Rahmen einer Ausbildungs-, Studien- oder Prüfungsordnung sowie Volontäre
• Teilnehmer an einem Freiwilligendienst (Jugendfreiwilligendienstgesetz, Bundesfreiwilligendienstgesetz)
• Ins Ausland entsandte Arbeitnehmer, wenn das Arbeitsverhältnis zum inländischen Arbeitgeber ruht oder beendet ist und ein neues mit dem ausländischen Arbeitgeber besteht
• Schwerbehinderte Menschen im Sinne des SGB IX sowie ihnen gleichgestellte Personen

Teilzeitbeschäftigte werden anteilig berücksichtigt. Dabei gilt folgender Berechnungsfaktor:

• Bis 10 Stunden wöchentliche Arbeitszeit: Faktor 0,25
• Mehr als 10 bis 20 Stunden wöchentliche Arbeitszeit: Faktor 0,5
• Mehr als 20 bis 30 Stunden wöchentliche Arbeitszeit: Faktor 0,75
• Mehr als 30 Stunden wöchentliche Arbeitszeit: Faktor 1,0

Die Teilnahme gilt immer für ein volles Kalenderjahr. Die Voraussetzung, dass in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt werden, ist erfüllt, wenn in dem vorgehenden Kalenderjahr für einen Zeitraum von mindestens 8 Kalendermonaten (jeweils am Stichtag 1. des Monats) nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren.

Welche Arbeitgeber sind von der Teilnahme ausgeschlossen?

Die Teilnahme am U1-Verfahren ist für folgende Arbeitgeber unabhängig von der Beschäftigtenzahl ausgeschlossen:

• öffentlich-rechtliche Arbeitgeber,
• Verbände der freien Wohlfahrtspflege,
• Hausgewerbetreibende,
• landwirtschaftliche Unternehmen, in denen nur Familienangehörige beschäftigt sind,
• Betriebe, auf die das Nato-Truppenstatut anzuwenden ist,
• Arbeitgeber, für die eine freiwillige Ausgleichskasse entsprechend § 12 AAG errichtet ist.

Die Entscheidung, ob die Voraussetzungen erfüllt sind, trifft der Arbeitgeber selbst. Im Zweifelsfall kann er bei einer Krankenkasse oder der Minijob-Zentrale einen Bescheid beantragen.

Für die Beurteilung, ob Ihr Unternehmen an der U1 teilnimmt oder nicht, können Sie einen einfachen Rechner bei der Minijob-Zentrale nutzen (der ist unabhängig davon nutzbar, ob Sie Minijobber beschäftigen oder nicht).

Wer führt die Entgeltfortzahlungsversicherung durch?

Zuständig ist immer die Krankenkasse des jeweiligen Beschäftigten. Ist er nicht gesetzlich krankenversichert, ist die Kasse zuständig, an die der Arbeitgeber die Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge abführt. Bei den Krankenkassen wird die Entgeltfortzahlungsversicherung über einen getrennten Haushalt abgewickelt, also wirtschaftlich getrennt. Eine Ausnahme für die Zuständigkeit gibt es: Für Minijobs ist immer die Minijob-Zentrale der Ansprechpartner.

Welcher Betrag wird im Krankheitsfall von der U1 erstattet?

Gesetzlich vorgesehen ist ein Erstattungsanteil von 80 Prozent des fortgezahlten Entgelts und der darauf entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Die Kassen können aber in ihrer Satzung abweichende, geringere Erstattungssätze vorsehen. Die meisten Kassen bieten neben den gesetzlich vorgeschriebenen 80 Prozent zwei bis drei geringere Erstattungssätze, beispielsweise 70 Prozent und 50 Prozent an. Entsprechend sind dann die Beiträge niedriger.

Welchen Erstattungssatz der Arbeitgeber wählt, steht ihm frei. Allerdings ist diese Entscheidung nur bei Beginn der Versicherung, also z.B. bei Beginn der Beschäftigung des ersten dort versicherten Arbeitnehmers und immer zum Jahreswechsel zu treffen. Sie gilt dann für das ganze Kalenderjahr. Sind mehrere Krankenkassen beteiligt, kann der Arbeitgeber bei jeder Kasse einen anderen Erstattungssatz wählen.

Wie hoch sind die Beiträge?

Bei der Entgeltfortzahlungsversicherung spricht man im Allgemeinen auch vom Umlagesatz, deshalb auch die Bezeichnung U1. Die Beiträge sind unterschiedlich hoch und werden in der Satzung der einzelnen Krankenkasse festgelegt. Werden mehrere Erstattungssätze angeboten, sind auch die dafür zu zahlenden Umlagesätze unterschiedlich.

Welchen Erstattungssatz soll ich wählen?

Diese Entscheidung kann nur individuell getroffen werden. Bei einem hohen Krankenstand im Unternehmen kann die Wahl des höchsten Erstattungssatzes trotz der entsprechend höheren monatlichen Beiträge die richtige Wahl sein, Sind die Beschäftigten eher selten krank, wird ein geringerer Erstattungssatz besser sein. Dann sind die monatlichen Kosten entsprechend niedriger. Im Grunde ist es aber immer ein bisschen ein Glücksspiel, denn auch wenn im Vorjahr ein sehr geringer Krankenstand zu verzeichnen war, kann das ja im nächsten Jahr völlig anders aussehen. Und ein Wechsel des Erstattungssatzes im Laufe des Jahres ist eben nicht möglich.

Unser Service für Sie im Informationsportal:​

Mehr Informationen finden Sie in unseren Steckbriefen U1-Verfahren (Krankheit), U2-Verfahren (Mutterschaft) und Umlagen. Außerdem steht Ihnen die Frage-Antwort-Kataloge Krankheit, sowie Unfall und Berufskrankheit zur Verfügung.

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