Nicht erst seit Corona statten viele Unternehmen ihre Beschäftigten mit Laptops und anderen IT-Geräten aus. Oft dürfen sie auch für private Zwecke genutzt werden.

Die Überlassung betrieblicher IT-Geräte (Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte) durch den Arbeitgeber wie Laptops, Tablets oder Smartphones zur privaten Nutzung durch den Beschäftigten stellt grundsätzlich einen so genannten Sachbezug dar (Sachleistung im Gegensatz zum baren Entgelt). Ist das dann ein geldwerter Vorteil, für den Steuern und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen? Die Antwort: Es kommt darauf an!

Was sagt die SvEV?

Nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung, kurz SvEV, werden steuerfreie Einnahmen regelmäßig nicht zum Arbeitsentgelt gezählt, wenn sie zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden.

Der aus der privaten Nutzung der überlassenen betrieblichen IT-Geräte entstehende geldwerte Vorteil des Beschäftigten ist nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Für zusätzlich zum Arbeitsentgelt überlassene IT-Geräte besteht daher aufgrund der Steuerfreiheit der Überlassung auch in der Sozialversicherung Beitragsfreiheit.

Was ist bei der Steuer anders?

Die Steuerfreiheit der Überlassung der IT-Geräte besteht nach ausdrücklicher Bestimmung im Einkommenssteuergesetz (§ 3 Nr. 45 EstG) auch dann, wenn die Zuwendung nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Wenn die Überlassung aber nicht zusätzlich zum Arbeitsentgelt erfolgt, tritt zwar Steuerfreiheit für die Überlassung ein, in der Sozialversicherung besteht dann aber Beitragspflicht. Dies gilt zum Beispiel, wenn die Überlassung durch eine Entgeltumwandlung durch einen Entgeltverzichts ausgeglichen wird. Bei einer solchen Entgeltumwandlungen mangelt es an der Zusätzlichkeit der neuen Zuwendungen.

Wie berechnet man den geldwerte Vorteil?

Der für die Beitragsberechnung zugrunde zu legende Wert sonstiger Sachbezüge entspricht dem üblichen Abgabepreis (Laden- oder Herstellerpreis). Für verbilligt zur Verfügung gestellte sonstige Sachbezüge ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem vereinbarten Preis und dem üblichen Abgabepreis anzusetzen.

Bei IT-Geräten ist diese Bewertung oft schwierig. Deshalb haben sich die Sozialversicherungsträger darauf verständigt, dass als Wert für die Nutzungsüberlassung der IT-Geräte das Nutzungsentgelt anzusetzen ist, das in der Regel dem Betrag der Entgeltumwandlung entspricht. Bei Leasing-Modellen ist die Leasingrate als beitragspflichtiges Entgelt anzusehen.

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