Fristen spielen bei der Zusammenarbeit des Arbeitgebers mit der Sozialversicherung eine wichtige Rolle. Sowohl für die Beschäftigten, z.B. bei der Anmeldung zur Krankenkasse als auch für den Arbeitgeber bei der Zahlung der Beiträge. Die wichtigsten Fristen haben wir einmal zusammengestellt.

Anmeldung und Sofortmeldung

Bei der Anmeldung zum Beginn der Beschäftigung ist die Frist recht großzügig bemessen. Sie muss mit der nächsten Entgeltabrechnung abgegeben werden, spätestens aber sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Gleiches gilt bei einem Wechsel der Krankenkasse. Anders sieht es aus, wenn das Unternehmen zu einer Branche gehört, die zur Abgabe einer Sofortmeldung verpflichtet ist. Hier gilt eine besondere Frist zur Sofortmeldung: Diese muss spätestens mit Beschäftigungsaufnahme abgegeben werden. Da gibt es keinen Spielraum. Eine verspätete oder unterlassene Sofortmeldung kann mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Die Sofortmeldung ersetzt nicht die Anmeldung bei der Krankenkasse.

Die zur Abgabe einer Sofortmeldung verpflichteten Branchen wurden zum Januar 2026 angepasst. Aktuell sind folgende Branchen betroffen:

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft (mit Ausnahme des Fleischerhandwerks)
  • Prostitutionsgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe
  • Friseur- und Kosmetikgewerbe (neu ab 2026)
  • Plattformbasierte Lieferdienste (neu ab 2026)

Seit 2026 nicht mehr zur Sofortmeldung verpflichtet sind Betriebe der Forstwirtschaft und das Fleischerhandwerk (im Unterschied zur übrigen Fleischwirtschaft).

Die frühzeitige Meldung ist wichtig, damit der Prüfer der Rentenversicherung oder der Prüfgruppe Schwarzarbeit beispielsweise bei einer Überprüfung auf einer Baustelle sofort feststellen kann, ob der dort angetroffene Mitarbeiter auch ordnungsgemäß gemeldet ist. Andernfalls geht man von Schwarzarbeit aus, mit den entsprechenden Konsequenzen für den Arbeitgeber.

Vorsicht bei Scheinselbstständigkeit

Als Scheinselbstständigkeit bezeichnet man Arbeitsverhältnisse, bei denen die Beteiligten davon ausgehen, dass es sich nicht um ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis, sondern um eine selbstständige Tätigkeit handelt. Das ist im Einzelfall nicht immer leicht zu unterscheiden. Führt der Arbeitgeber in der Annahme, dass es sich nicht um eine Beschäftigung handelt, keine Sozialversicherungsbeiträge ab, kann es bei der nächsten Betriebsprüfung eine böse Überraschung geben. Der Prüfer wird die Beiträge für die Vergangenheit nacherheben und ggf. Säumniszuschläge wegen verspäteter Beitragszahlung berechnen. Zudem bleibt der Arbeitgeber in solchen Fällen mit den Arbeitnehmerbeiträgen belastet, denn diese darf er nur für die letzten drei Monate vom Beschäftigten zurückfordern.

Um solche Probleme zu vermeiden, gibt es die Möglichkeit des so genannten Statusfeststellungsverfahrens. Dabei prüft die Rentenversicherung auf Antrag eines der Beteiligten vorab, und nicht erst bei der nächsten Betriebsprüfung, ob es sich um ein versicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis oder eine selbstständige Tätigkeit handelt. So kann von Beginn an alles richtig laufen. Bei einigen Personenkreisen ist die Statusfeststellungsprüfung sogar vorgeschrieben, etwa bei Geschäftsführern einer GmbH.

Fristen bei der Beitragszahlung

Der Arbeitgeber prüft nicht nur die Versicherungspflicht und -freiheit, sondern er ermittelt auch das beitragspflichtige Entgelt und berechnet daraus die Beiträge. Das Ergebnis fließt dann in den Beitragsnachweis ein, den er elektronisch an die Einzugsstelle übermittelt. Das ist die Krankenkasse des jeweiligen Beschäftigten, bei Minijobbern geht der Beitragsnachweis an die Minijob-Zentrale.

Der Beitragsnachweis muss spätestens zwei Tage vor dem Fälligkeitstag bei der Einzugsstelle vorliegen. Das ist besonders wichtig, wenn die Beiträge im Rahmen des SEPA-Lastschriftverfahrens von der Einzugsstelle eingezogen werden. Sonst können falsche Beträge (z.B. vom Vormonat) abgebucht werden. Ist der abgebuchte Betrag deshalb zu niedrig, können trotz Einzugsermächtigung Säumniszuschläge wegen verspäteter Zahlung anfallen.

Der Fälligkeitstag ist immer der drittletzte bankübliche Arbeitstag vor dem Monatsletzten.

Beispiel: Die Beiträge für den Monat Juni 2026 müssen spätestens am 26.6.2026 bei der Einzugsstelle eingegangen sein. Der 27. und 28. Juni zählen nicht mit, da es sich um ein Wochenende handelt. Der Beitragsnachweis muss spätestens am 24.6. (0.00 Uhr) bei der Kasse vorliegen.

Eine Übersicht über die Fälligkeitstermine und die Abgabetermine für den Beitragsnachweis 2026 finden Sie in unserem Beitrag vom 09.12.2025.

Wenn Meldungen nicht fristgerecht vorliegen, werden die Beiträge vom Arbeitgeber nicht pünktlich gezahlt, erhebt die Einzugsstelle Säumniszuschläge. Diese betragen 1 % pro angefangenem Monat auf den, auf 50 Euro nach unten abgerundeten rückständigen Beitrag. Die Säumniszuschläge werden schon ab dem ersten Tag des Verzuges erhoben. Es gibt also keine „Schonfrist“. Die Möglichkeiten einer Ausnahme sind für die Einzugsstellen sehr begrenzt, da die Säumniszuschläge ja die Beiträge für alle Sozialversicherungsträger (außer Unfallversicherung) betreffen.

Im Falle eines Falles ist es daher besser, frühzeitig Kontakt mit der Einzugsstelle aufzunehmen und ggf. um eine Stundung der Beiträge oder eine Ratenzahlung zu bitten. Durch eine Stundung kommt es nicht zu einer säumigen Zahlung und damit entfallen die Säumniszuschläge. Allerdings kann die Einzugsstelle Stundungszinsen erheben, die aber deutlich niedriger sind als die Säumniszuschläge und in besonderen Fällen auch erlassen werden können.

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Weitere Informationen erhalten Sie in unseren Steckbriefen Meldungen , Sofortmeldung, Statusfeststellungsverfahren und Beitragsnachweis.

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